Verzenden

In 5 stappen naar succesvol verzenden.

20/08/2020
Afbeelding voor In 5 stappen naar succesvol verzenden.

Bij MyParcel houden we verzenden zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk voor iedere ondernemer, groot en klein. Zo hou jij namelijk meer tijd over om te doen waar jij goed in bent: ondernemen. We blijven daarnaast ons platform verder uitbouwen om jou de mogelijkheden te geven om nog succesvoller te verzenden. Verhoog bijvoorbeeld de klanttevredenheid door meer bezorgopties aan te bieden, vergroot jouw merkbeleving met een eigen Track & Trace pagina of verblijd jouw klanten met een duurzaam pakket. Er is veel te kiezen en om je hierbij op weg te helpen hebben we in deze blog alle stappen op een rij gezet.

In deze blog bespreken we de volgende 5 stappen voor een succesvol verzendproces.

1.   De basis: wat moet je weten voor je begint?
2.  Voorbereiden op verzenden.
3.  Klaar voor verzenden.
4.  Wat te doen bij vragen? 
5.  Administratie op orde brengen.

1. De basis: Wat moet je weten voor je begint? 

Zendingen komen in vele soorten en maten. Het formaat en gewicht zijn bepalend in de prijs die jij (of jouw klant) betaalt aan verzendkosten. Voordat je start met verzenden is het daarom goed om de verschillende tarieven voor brievenbuspakjes en pakketten te kennen. Daarbij wil je misschien ook naar het buitenland verzenden, waar weer andere prijzen gelden. En hoe meer jij verzendt, hoe meer voordeel je ontvangt met onze staffels. We lichten het kort toe:

Type pakketten en tarieven.
Zoals gezegd is het formaat en gewicht van het pakket bepalend voor de prijs. Daarbij wordt met name gekeken of jouw pakket door de brievenbus past. Lukt dit, dan ben je een stuk goedkoper uit dan wanneer je een grote doos verzendt. Bekijk daarom goed alle formaten, gewichten en prijzen van de verschillende verpakkingen.

Staffels.
Bij MyParcel werken we met prijsstaffels, gebaseerd op het aantal zendingen dat jij verstuurt. Hoe meer pakketten jij verzendt, hoe goedkoper verzenden voor jou wordt. Een extra beloning voor jouw online succes! In ons kostenoverzicht vind je snel informatie over de staffels met bijbehorende prijzen. Weet je al hoeveel zendingen je doet per jaar? Neem dan contact op met één van onze accountmanagers voor een persoonlijk aanbod.

2. Voorbereiden op verzenden.

Voordat je echt klaar bent om te gaan verzenden zijn er nog een paar dingen die je moet voorbereiden. Zo heb je bijvoorbeeld verzenddozen nodig voor het versturen van jouw producten, moet je labelprinter juist ingesteld zijn en wil je misschien jouw webshop gekoppeld hebben, zodat orders automatisch worden geïmporteerd.

Bestellingen automatisch laten importeren.
Zodra jouw klanten een bestelling hebben geplaatst, is het fijn als deze direct in jouw MyParcel account terechtkomen en je met een druk op de knop verzendlabels kan printen. Met één van onze 25+ webshop koppelingen automatiseer je het importeren van jouw bestellingen eenvoudig. In veel gevallen kun je zelfs printen vanuit jouw eigen webshop software. Wij hebben koppelingen ontwikkeld voor MijnWebwinkel, Shopify, Woocommerce, Lightspeed, Magento 2 en nog veel meer. Verkoop jij jouw producten (ook) via Bol.com? Importeer jouw orders dan automatisch met onze Bol Plaza koppeling. Gebruik je een ander systeem of platform? Ook geen probleem, dan kun je namelijk onze Chrome Extensie gebruiken om jouw orders alsnog te importeren en om te zetten naar verzendlabels.

Bezorgopties selecteren. 
In de checkout van jouw webshop kun je verschillende bezorgopties aanbieden. Jouw klant kan dan kiezen waar en wanneer hij of zij de bestelling wilt ontvangen. We onderscheiden vier opties (aan sommige bezorgopties zijn extra kosten verbonden):

Retourservice inrichten. 
Als je een webshop start en producten gaat verzenden moet je ook rekening houden met de kans op retouren. Gemiddeld wordt 9% van alle online bestellingen weer retour gestuurd en een goede voorbereiding hierop kan jou veel problemen achteraf besparen. Over ‘hoe om te gaan met retouren’ hebben we een uitgebreide blog geschreven, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Lees deze goed door en kom erachter hoe je een optimale retourservice inricht, een gepersonaliseerde retourpagina en mail instelt, klanten vraagt om retourredenen en nog veel meer!

Labelprinter instellen.
Elk pakket dat je verstuurt heeft een adreslabel met de naam van de ontvanger. Van jouw account kun je met een druk op de knop jouw verzendlabels printen. Om dit te doen moet je wel eerst jouw printer of labelprinter instellen. Vergeet daarnaast niet om ook jouw retouradres te checken. Deze komt immers ook op het label te staan.

De juiste verzenddoos kiezen.
Voor het verzenden van jouw artikelen heb je een goede verpakking nodig. De juiste verzenddoos is van goede kwaliteit, duurzaam, beschermt jouw producten tijdens het bezorgproces én is niet te groot. Een te grote verpakking zorgt voor meer schades en retouren, omdat jouw producten kunnen gaan schuiven tijdens het transport. Daarnaast is al deze loze ruimte een echte ‘no-go’ voor jouw klanten: 45% van de consumenten irriteert zich aan ‘te grote’ verzenddozen. Daarbij is al dit lucht vervoeren niet duurzaam en leidt het tot onnodig veel CO2-uitstoot. Sta ook stil bij de duurzaamheid van jouw verpakkingsmateriaal, 72% van de consumenten ontvangt namelijk graag haar bestelling in duurzame verpakkingen. Bekijk daarom snel onze webshop voor duurzaam verpakkingsmateriaal!

3. Klaar voor verzenden. 

Nu alle voorbereidingen zijn getroffen, staat niets je meer in de weg om jouw pakketten eenvoudig en snel te verzenden. Binnen Nederland, Europa of daarbuiten. Nadat jouw orders zijn binnengestroomd via jouw webshop, is het tijd om je pakketten klaar te maken voor verzending.

Jouw producten verpakken. 
Het verzendproces begint uiteraard met het inpakken van jouw bestellingen/orders. Je hebt de keuze gemaakt voor duurzaam verpakkingsmateriaal en hebt alles klaar liggen om jouw order te gaan verzenden. Met deze 10 verpakkingsrichtlijnen helpen wij je verder op weg bij het verpakken van jouw orders. Lees ze goed door om vertraagde leveringen, kapotte producten of extra kosten te voorkomen.   

Verzendopties kiezen (of niet).
Bij MyParcel heb je diverse extra verzendopties voor zendingen naar binnen- en buitenland. Verzendopties zijn aanvullende mogelijkheden op jouw zending, zoals een leeftijdscheck (18+), een pakket verzekerd verzenden, handtekening voor ontvangst, afleveren bij ontvanger of retour bij geen gehoor. Je voegt ze eenvoudig toe aan een zending bij het aanmaken van het verzendlabel.

Pakket versturen met PostNL.
Nu je alles mooi hebt ingepakt en aan de richtlijnen voor binnen- en buitenlandse zendingen voldoet, kan je jouw producten met een gerust hart op de post doen. Rij naar één van de 3500 PostNL locaties bij jou in de buurt en lever jouw pakketten in. Zodra de pakketten zijn gescand zie je deze in het zendingenoverzicht binnen jouw account staan als “aangeboden aan vervoerder”.

Verstuur je hele zware of grote pakketten, maak dan gebruik van een palletzending. Lees voor het klaarzetten wel even onze verpakkingstips voor palletzendingen door.

Versturen naar het buitenland? 
Misschien trek je met jouw webshop ook een internationaal publiek of richt je je daar volledig op. In beide gevallen is het goed om je te van te voren te verdiepen in de regels die gelden voor buitenlandse pakketzendingen. Zorg in ieder geval dat je alle punten op onze checklist internationaal versturen van pakketten hebt afgevinkt, zoals:

Pakket laten ophalen. 
Heb je onvoldoende tijd om jouw pakketten af te geven bij een PostNL punt of vind je het gewoon heel handig als deze dagelijks worden opgehaald? Maak dan gebruik van de Haalservice. Met de Haalservice laat je tot 25 pakketten ophalen op een door jouw gewenste locatie. Bijvoorbeeld thuis, op kantoor of bij een loods. Plan de Haalservice eenvoudig in via jouw account, eenmalig of structureel.

Klanten op de hoogte houden van de bezorgstatus. 
Zodra jouw pakketten zijn ingeleverd bij PostNL ontvangen jouw klanten automatisch een mail van ons. Via deze mail komen zij terecht op de Track & Trace pagina, waarop zij precies zien wanneer hun bestelling wordt bezorgd. De inhoud van de mail én de lay-out van de Track & Trace pagina kun je personaliseren. Voeg bijvoorbeeld jouw eigen logo toe en pas de kleuren van de pagina aan. Hetzelfde kun je overigens doen voor retourzendingen, door jouw eigen retourpagina in te richten.

4. Wat te doen bij vragen?

Wij werken dagelijks hard om jouw pakketten zo snel en goed mogelijk bij jouw klanten te bezorgen. Mocht dit tot vragen leiden, dan staan we voor je klaar. Wellicht zijn jouw pakketten tijdens transport beschadigd geraakt, is een pakket vermist of heb je technische problemen met een webshop koppeling. Mocht dit zich voordoen, dan proberen wij dit zo snel mogelijk voor je op te lossen. Lees hieronder wat je moet doen bij vragen. 

Case aanmaken, monitoren en sluiten.

Voor alle vragen die je hebt omtrent de verzending van jouw producten, jouw koppeling of ons platform staan we voor je klaar. Je stelt jouw vraag eenvoudig via het contactformulier in jouw account. Op deze manier maken we van jouw vraag een case. Zodra er een case is aangemaakt gaan onze collega’s direct voor je aan de slag. Via jouw persoonlijke caseoverzicht kun je altijd exact de status van jouw cases zien én kan je cases ook zelf sluiten als jouw vraag als is beantwoord of probleem is opgelost.

Vermist pakket. 
Met de honderdduizenden pakketten die per week worden verzonden, raakt er wel eens een pakket zoek. Wellicht is het pakket ergens anders bezorgd of is de afleverscan gemist? Wat het ook is, in de meeste gevallen is een pakket nog onderweg en komt ie boven water. Om erachter te komen of het pakket echt vermist is, hebben we enkele tips voor je opgesteld.

Schade aan pakketten. 
Schade aan pakketten is niet altijd te voorkomen. Als jouw klant een beschadigd pakket ontvangt en de inhoud daardoor kapot is, dan kun je een schadeclaim indienen. Om in aanmerking te komen voor een schadevergoeding gelden een aantal voorwaarden en zal je afbeeldingen van de beschadigde verpakking moeten aanleveren.

5. Administratie op orde brengen.

Nadat alle pakketten de deur uit zijn, moet de administratie uiteraard nog gedaan worden. In jouw dashboard vind je een overzicht van al jouw facturen en kan je deze facturen bekijken en downloaden voor je eigen administratie. Ook vind je hier gegevens over eventuele naheffingen op jouw verzendingen. Wil je geen omkijken meer hebben naar jouw facturen? Stel dan een automatisch incasso in voor jouw betalingen.

Veelgestelde vragen.

Heb je vragen of wil je meer weten over bepaalde functionaliteiten? Neem dan eens een kijkje op onze Support-pagina. Hier vind je de antwoorden op veelgestelde vragen. Kom je er niet uit, dan helpen wij je graag verder.