Tips & Tricks

Douaneformulier invullen voor zendingen buiten de EU.

30/09/2019
·
6 minuten leestijd
Afbeelding voor Douaneformulier invullen voor zendingen buiten de EU.

Verstuur jij weleens zendingen naar landen buiten de EU? Dan geldt geen vrij verkeer van goederen (en diensten). In dat geval verlopen jouw zendingen via de douane en dien je een douaneformulier aan te leveren. Om onnodige vertragingen in wereldwijd versturen te voorkomen, is het van belang om het douaneformulier zo volledig mogelijk en naar waarheid in te vullen. Dit is namelijk ook meteen jouw verzendlabel. Daarnaast is het douaneformulier een officieel document welke leidend is voor eventuele toekomstige onderzoeken bij problemen of claims. We leggen je in deze blog alles uit over het douaneformulier. 

Waar vind ik het douaneformulier (cn23 en cp71)?

Via MyParcel is het douaneformulier geïntegreerd in jouw online verzendportal. Het betekent dat, wanneer dat nodig is, het systeem jou, bij het aanmaken van een zending, voorziet in de formulieren die je in dient te vullen. Bij MyParcel voorzien we je in een CN23-formulier, CP71-formulier en Commercial Invoice. Het CN23-formulier is voor de pakketten die jij verstuurt via MyParcel van toepassing omdat via ons systeem zendingen naar het buitenland standaard verzekerd zijn.

Daarnaast volgt automatisch het verplichte begeleidende Dispatch Note CP71 en dien je meer in detail aan te geven wat er in jouw pakketzending zit. Mocht je meerdere soorten producten in jouw pakket willen versturen, dan moet je per productsoort de volgende velden invullen. Na het opgeven van de gedetailleerde informatie per productsoort klik je op ‘Voeg toe’ om aan het volgende product te kunnen beginnen. Door de integratie van deze formulieren in ons platform, bij het aanmaken van een zending, verstuur je eenvoudig en snel wereldwijd jouw pakketten!

Pakket versturen naar het buitenland.

Wil je meer informatie over het versturen van pakketten naar het buitenland? Daar vertellen we je op deze pagina graag meer over. Liever direct aan de slag? Via jouw account maak je in een handomdraai verzendlabels aan voor alle pakketten die je wilt versturen.

Zo werkt het douaneformulier.

  1. Login in jouw account bij MyParcel.
  2. Start met het aanmaken van een nieuwe pakketzending.
    Kies voor Zendingen → Nieuwe zending → Kies voor ‘Pakket’ → Kies eventueel de juiste shop → Kies het land van bestemming van jouw pakket (buiten de EU) en vul hierna de adresgegevens in van de ontvanger.
  3. Geef aan wat voor product(en) je gaat versturen, middels het dropdown menu

Let op! Niet voor alle landen gelden dezelfde regels met betrekking tot het versturen van goederen en stoffen. Bekijk hier welke goederen en stoffen verboden zijn om te versturen.

  1. ‘Verkoop van goederen’. Wanneer je handelsgoederen en handelsmonsters verstuurt of als het om een retourzending gaat, zijn een aantal gegevens die je moet aanleveren:
    1. Geef het factuurnummer op, overeenkomend met jouw verkoopfactuur.
    2. Geef het totaalgewicht op van de zending, oftewel alle producten, de verpakking, eventuele opvulmateriaal enzovoorts samen. Afgerond op hele kilo’s (of gram).

Hierna dien je meer in detail aan te geven wat er in jouw pakketzending zit. Mocht je meerdere soorten producten in jouw pakket willen versturen, dan moet je per productsoort de volgende velden invullen. Na het opgeven van de gedetailleerde informatie per productsoort klik je op ‘Voeg toe’ om aan het volgende product te kunnen beginnen:

    1. Om wat voor soort product(en) het gaat.
    2. Het aantal producten in het pakket van dezelfde productsoort.
    3. Wat het totaalgewicht van het aantal van de specifieke productsoort, afgerond op hele kilo’s.
    4. Wat de totale waarde van het aantal van de specifieke productsoort, afgerond op hele kilo’s.
    5. De goederencode. Wanneer producten de douane aan de grens van de EU passeren is het vereist een goederencode te vermelden op de factuur. Deze goederencode kun je terugvinden op de website van de douane. Let op, door op deze pagina op het foldertje te klikken klap je de meerdere opties uit. Je dient in het systeem ook een 4 t/m 6 cijferige code in te vullen, zonder gebruik te maken van romeinse cijfers.
    6. Wat het land van oorsprong van de productsoort is.
    7. Zijn alle gegevens correct ingevuld? Klik dan op de ‘Voeg toe’ button.
    8. Indien je meerdere soorten producten in jouw zending wilt versturen, dien je de vragenlijst opnieuw voor de andere productsoort(en) in te vullen.

‘Cadeaus, samples en documentatie’. Verstuur je een cadeautje naar vrienden of familie? Of wil je alleen documenten of samples versturen? Ook dan is een douaneverklaring vereist. Het is belangrijk dat je duidelijk vermeldt wat er in het jouw pakket zit. Hoe preciezer de omschrijving, hoe sneller het pakket door de douane zal worden behandeld:

    1. Geef het totaalgewicht op van de zending, oftewel alle producten, de verpakking, eventuele opvulmateriaal enzovoorts samen. Afgerond op hele kilo’s (of gram).

Hierna dien je meer in detail aan te geven wat er in jouw pakketzending zit. Mocht je meerdere soorten producten in jouw pakket willen versturen, dan moet je per productsoort de volgende velden invullen. Na het opgeven van de gedetailleerde informatie per productsoort klik je op ‘Voeg toe’ om aan het volgende product te kunnen beginnen:

    1. Om wat voor soort product(en) het gaat.
    2. Het aantal producten in het pakket van dezelfde productsoort.
    3. Wat het totaalgewicht van het aantal van de specifieke productsoort, afgerond op hele kilo’s.
    4. Wat de totale waarde van het aantal van de specifieke productsoort, afgerond op hele kilo’s.
    5. De goederencode. Wanneer producten de douane aan de grens van de EU passeren is het vereist een goederencode te vermelden op de factuur. Deze goederencode kun je terugvinden op de website van de douane. Let op, door op deze pagina op het foldertje te klikken klap je de meerdere opties uit. Je dient in het systeem ook een 4 t/m 6 cijferige code in te vullen, zonder gebruik te maken van romeinse cijfers.
    6. Wat het land van oorsprong van de productsoort is.
    7. Zijn alle gegevens correct ingevuld? Klik dan op de ‘Voeg toe’ button.
    8. Indien je meerdere soorten producten in jouw zending wilt versturen, dien je de vragenlijst opnieuw voor de andere productsoort(en) in te vullen.

Tip: Vermeld het telefoonnummer van jouw klant op het douaneformulier. In sommige gevallen wordt contact opgenomen met de ontvanger. Beschrijf de inhoud van jouw pakket altijd in het Engels of de taal van het land van bestemming.

Het douaneformulier op jouw pakket plakken?

Het douaneformulier kun je uitprinten op standaard A4 papier. Er worden altijd twee documenten geprint.

  • De eerste pagina is het verzendlabel en de douaneformulieren.
  • Op de tweede pagina vind je de ‘commercial invoice’.

Volg deze stappen zodat je zeker weet dat alles compleet is:

  • Vouw het eerste document dubbel, plaats deze in een transparante A5 envelop.
  • In het ‘signature’ veld plaats je een handtekening op beide zijde van het document.
  • Zorg dat het CN23 formulier met het adres van de ontvanger aan de bovenkant zit en zichtbaar is.
  • De ‘commercial invoice’ doe je in een tweede transparante envelop.
  • Gaat het om commercieel goed? Voeg dan ook je verkoopfactuur toe.
  • Beide enveloppen bevestig je op het pakket.
  • Jouw pakket is klaar voor verzending!

Afwijkende bezorging van zendingen met een douaneformulier.

De overkomstduur verschilt bij wereldzendingen per land. De douane heeft officieel vier weken de tijd voor de inklaring van jouw pakket. Het komt weleens voor dat er storingen of afwijkingen zijn in de bezorging per land. Bekijk hier de actuele status.


Meer weten over het wereldwijd versturen van pakketten met een douaneformulier?

Naast het douaneformulier zijn er nog meer zaken waar je rekening mee moet houden als je internationaal gaat verzenden. Je leest er alles over in deze handige checklist.

Meer weten?

Kom je er niet helemaal uit en heb je nog vragen over wereldwijd verzenden? Neem gerust contact met ons op.